С бурным развитием новейших технологий колоссальные архивы с книгами, отчётами и журналами, хранящихся по несколько лет, и занимающих не один подвал, становятся всё менее нужными, ведь такой же объём данных можно хранить в электронном виде на жёстком диске компьютера, размеры которого не превышают размеров обычной книжки.
Электронный архив – это преобразование крупных объёмов текста в электронные форматы данных. Внедрение этого вида хранения данных продиктовано современностью: сегодня любое предприятие нуждается в систематизации отчётов о контрактов, кредитно – финансовой деятельности и прочих документов. Электронный архив – это более эффективное использование работников, часами проводить в архивах, чтобы предоставить заказчику необходимый договор или чертёж, больше не нужно. Электронный архив обходится намного дешевле, нежели аренда площадей под хранение бумаг, так что налицо и экономия денежных средств. Вы будете уверены в сохранности вашей документации, а также можете забыть об утечке информации, не зря говорят: электронный архив – это постоянство и надёжность, безопасность и конфиденциальность.
Документы из бумажного вида переводятся в электронный посредством программы сканирования документов. Самому сканированию документов предшествует их упорядочивание, удаление оцифровка рукописной или печатной документации, упорядочивание по степени целостности документов, скрепок и скоб для безпроблемного сканирования. Далее производится сам процесс сканирования с подборкой требующихся настроек для каждого вида материала, к счастью, программы сканирования документов создавались профи, они учли все возможные трудности осуществления данного процесса. Последний шаг – это сохранение полученных документов в нужном формате, как правило это JPEG и PDF.
Система электронного документооборота, пришедшая на замену привычному деловодству, также требует особого внимания. Система электронного документооборота, как и электронный архив, повышает эффективность работы штата персонала с помощью обеспечения автоматизации деловодства (согласование заказов и контрактов, предоставление необходимой документации и др.