Не только в кризис, но и в обычное время человек всегда должен осуществлять какой-либо контроль. Мне очень нравится определение, которое приводится в словаре английских слов, где сказано, что контролировать процесс, систему означает заставлять их работать так, как вы хотите, чтобы это работало. Т.е. не просто осуществлять надзор за этим, а именно добиваться того, чтобы это работало, так как мы этого хотим.

Оно перекликается с тем определением, которое дает Л. Рон Хаббард, говоря, что контроль – это способность человека начинать, изменять и останавливать свои желания. Если мы посмотрим на нашу жизнь, мы всегда можем разглядеть, что вся она состоит из циклов действий: есть начало, какое-то изменение (это также можно назвать продолжением) и остановка. Разобрав нашу жизнь на такие части легко можно увидеть - где мы хорошо контролируем, а где нам как раз и не хватает этого контроля.

Всегда есть вещи, которые мы начинали, изменяли или продолжали какое-то время, заканчивали и получали предсказуемый результат, именно тот который мы хотели получить. Например, если человек хочет похудеть, то он также начинает, продолжает и заканчивает, и в конце у него есть результат. Но чаще всего мы начинаем, пытаемся продолжать какое-то небольшое количество времени, но результата сразу нет, и мы на этом останавливаемся. Это как раз и есть не доведенный до конца цикл. И большинство сразу опускает руки - у меня не сработало. В организации точно так же, мы должны осуществлять этот контроль, особенно над сотрудниками, не давая им возможности впадать в замешательство, когда контроль уже становится не контролем. Ведь если человеку говорят: «иди туда, делай то-то, он идет», потом говорят: «подожди, сделай это», он только берется за это, ему опять: «нет, нет, нет, давай сюда вот».

Получается, мы можем иногда начать три действия с человеком, попросить его подойти к окну, не давая ему возможности открыть это окно, или закрыть его, говорим ему следующее какое-то действие, он начинает его делать, и таким вот образом человек вводится в замешательство и соответственно от незаконченных циклов действия у него появляется усталость, которую он испытывает от работы. У меня самой такое тоже бывает, иногда просыпаюсь среди ночи и думаю, чего это мне не спится в три часа ночи, а в голове какие-то мысли постоянно крутятся. Я встаю, выхожу, выписываю все свои незавершенные циклы действия, по ним смотрю, что можно сразу урегулировать, выписываю контрольные задания или приказы и ложусь спокойно дальше досыпаю. Со временем взяла себе за правило, что если не спится, то значит, есть что-то незавершенное. Для того, что бы правильно контролировать человек должен иметь систему, как это правильно делать. В первую очередь, мы должны написать программу, где будет указано: начать, продолжить, закончить.

Начали программу, хотим какой-то результат от этой программы - это один цикл действий, дальше его нужно запустить в работу, назначить исполнителей и ответственных. И постоянно контролировать, добиваться, что бы люди это сделали. Из маленьких циклов складывается вся наша жизнь, все наши победы. Если мы действительно хотим, что бы это осуществлялось правильно, нам нужно знать определенные законы в эффективной работе. Так, у нас в компании есть специальныйтренинг эффективности для руководителя, где человека учат правильно работать с тем, что ему приходит на линии, не суетиться, а делать это по определенной системе, в определенной последовательности. Многие из Вас знают и давно используют систему «трех корзин», даже в тех организациях, где нет административной технологии управления.

Но все равно, когда приходишь в эти компании, видишь эти корзинки, которые чаще всего используются не по назначению, там хранятся всякие расчески, помады, книжечки, блокнотики и так далее. Но ведь это же коммуникационная система!!! Она создана специально для коммуникации! Не забывайте, что организация настолько здорова, насколько по назначению используется коммуникационная система. Т.е. туда должны попадать только послания, которые важны для организации. Если внимательно посмотреть, то можно увидеть, что у этих людей уйма начатых циклов действий, не доведенных до конца. Эти циклы отнимают много внимания, люди начинают себя плохо чувствовать и чаще всего занимаются не тем, чем должны заниматься, поэтому если человек правильно посмотрит и научится использовать ту же самую систему трех корзин, наведет порядок в своем компьютере, т.е. сможет брать одно действие в одну единицу времени и справляться с ним от начала и до конца, чтоб не нужно было возвращаться к нему еще раз, тогда высвободиться уйма свободного времени.

Не забывайте, что существует стабильное данное: 20% людей делают 80% работы, это давно известная истина, и именно эти 20%: – те люди, которые берут и заканчивают свои циклы действия, которые не позволяют никому вмешиваться в свое пространство, в то время, когда они работают. У них все упорядоченно, у них есть система, как они ищут вещи, как они их раскладывают, у них все лежит на своих местах, у них все организованно. И если кому-то действительно хочется получить успех и быстро добиться результатов, то можно пройти четырехдневной тренинг, который проводится на рабочем месте, где человек изучает основные данные, основные принципы эффективной работы, как это должно быть сделано, его учат заканчивать циклы действий, и многие «зависшие» циклы он заканчивает прямо во время тренинга.

Многие из Вас, дорогие руководители, не раз задавали себе вопрос, а не возникнут ли трудности или другие конфликты с подчиненными при осуществлении контроля? Хочу Вас успокоить - здравомыслящие люди любят, когда их контролируют и они очень благодарны руководителю, который позволяет им доводить дела до конца, т.е. позволяет контролировать правильность своих циклов действий. А это и есть главная задача любого руководителя, потому что по определению руководитель – это человек, который добивается, что бы дело было доведено до конца. А представьте себе, если руководитель сам не умеет контролировать свои циклы, сам их не заканчивает.

Сможет ли он контролировать других? Вряд ли. Вы должны быть достойным примером для своей команды.Не забывайте - у нас очень много внимания зависает на незаконченной коммуникации, так если мы с кем–нибудь общаемся, к примеру, пишем человеку, а от него нет ответа, чаще всего мы начинаем накручивать себя: а может, что случилось, может, он упал, умер, разбился и т.д. Мы редко думаем, что все хорошо, и часто, что все плохо. Поэтому, очень важно в первую очередь понять, как важно самому начать эффективно работать, а потом уже добиваться этого от других. Тогда, даже те сотрудники, которые не принадлежали к тем 20 % людей, которые делают 80% работы перейдут в этот разряд и организация начнет работать на 100 % с меньшим количеством людей. А в условиях кризиса иметь эффективную систему контроля особенно важно.

С уважением, Смолякова Галина Владимировна Президент компании “BusinessForward”