Большинство украинских фирм только начинает осознавать актуальность планирования и снижения расходов, связанных с использованием ИТ (информационных технологий). Закономерно появляется вопрос: какие организационные и технологические решения необходимо применять для контроля за этими расходами? Начальные расходы, которые связаны с покупкой вычислительной техники, - это всего лишь вершина айсберга. Каким же образом выяснить реальные размеры расходов на содержание информационной системы?
Методика ТСО
Совокупная стоимость владения (TCO - Total Cost of Owneship) это методика, разработанная в конце 80х компанией Gartner Group для определения финансовых затрат на владение компьютерами. Эта методика в 1994 г. была усовершенствованна фирмой Interpose, что превратило ее в полноценную модель анализа финансовой стороны использования информационных технологий.
Зачем нужна эта методика TCO? Для расчета финансовых затрат на ИТ возьмем бухгалтерскую книгу и найдем записи, тем или иным образом связанные с ИТ - зарплата сотрудников ИТ-отдела, приобретение вычислительной техники, комплектующих, расходных материалов и т.д.
С точки зрения методики TCO это «прямые» или «бюджетные» расходы на ИТ. Однако еще есть неявные финансовые затраты на содержание «своей» информационной системы, затраты и потери, которые связаны с её функционированием и т.д. и т.п. Причем, авторы TCO заявляют, что такие затраты составляют большую часть совокупной стоимости владения ИТ-инфраструктурой. Эти затраты называются «непрямыми расходами», и обычно превышают упомянутые выше «прямые расходы» в 3-5 раз.
То есть фирмы тратят на содержание своих информационных систем гораздо больше средств, чем предполагается руководством. Почему это происходит и можно ли оптимизировать затраты на содержание своей ИТ-инфраструктуры?
Именно для этих целей и создана методика TCO.
Наглядный пример
Для понимания сути методики расчета совокупной стоимости владения, рассмотрим для примера покупку и эксплуатацию автомобиля.
Автомобиль можно купить в салоне, заплатив ту или иную сумму. Все ли это затраты? Нет - необходимо еще застраховать его, оформить документы на право собственности, зарегистрировать автомобиль в автоинспекции.
Далее - эксплуатационные расходы. Разумеется, что автомобилю нужен бензин, масло, тосол, жидкость в омыватель. Что еще? Еще придется заплатить налоги на автотранспорт. Так. Периодически необходимо проходить техобслуживание. Менять различные «расходные материалы» (фильтры, свечи, шины, лампы в фарах и пр.). Проходить раз в год техосмотр. Теперь, вроде бы - все.
В рамкам TCO это - «прямые расходы». Их можно с высокой степенью достоверности рассчитать заранее и спрогнозировать на все время использования автомобиля.
Теперь давайте пройдемся по «непрямым расходам».
• Автомобиль может поломаться – есть много причин, которые могут к этому привести. Нужно будет чинить его самостоятельно (тратя свое время) или везти в сервис - за деньги.
• Автомобиль может попасть в ДТП, его могут украсть на остановке или на стоянке.
• ДТП могут принести вред здоровью водителя, пассажиров и других участников движения.
• Случайные или умышленные нарушения ПДД могут привести к штрафам, конфискации водительского удостоверения и т.д.
• Все вышеперечисленные случаи отнимут ваше время и деньги. Вы опоздаете туда, куда ехали, сорвутся встречи, сделки и контракты, будет испорчен отдых, кого-то не встретят с поезда и самолета и т. д.
Совершенно ясно, что такие расходы могут в несколько раз превысить первоначальную стоимость автомобиля. Некоторые из них можно учитывать и даже распланировать на будущее, некоторые предусмотреть невозможно. Большая часть таких «непрямых расходов» напрямую зависит от Вас - от стиля вождения, эксплуатации автомобиля, соблюдения правил дорожного движения.
Вы скажете - «Верно! Дорожное движение – довольно опасная штука. Поэтому у меня есть страховка и гарантия автопроизводителя». Отлично.
А теперь давайте себе представим, что ИТ-инфраструктура Вашей фирмы - это рассмотренный выше автомобиль. Покупка автомобиля - начальные затраты на внедрение информационных технологий, текущие расходы - они есть и там, и там, механик в автосервисе - это Ваш ИТ-отдел или сторонняя ИТ-компания.
Вполне функциональная аналогия. Только небольшое но. У Вас нет ничего, что хотя бы отдаленно напоминало страховку - нет внешних структур, которые могут застраховать Вас от финансовых рисков и вероятных потерь в сфере ИТ. Нет и гарантии на весь «автомобиль», а только на некоторые из его деталей - в рамках ИТ-инфраструктуры Вы можете получить гарантию производителя только на отдельные компоненты - компьютеры, принтеры, сетевое оборудование и т. п.
Какие затраты учитывает TCO?
Надеюсь, приведенная выше аналогия понятна. Теперь давайте попробуем разобраться, что с точки зрения методики TCO учитывается при расчете затрат на эксплуатацию ИТ-инфраструктуры. Для начала разберем «прямые затраты»:
• Оборудование и программное обеспечение:
o Покупка оборудования - ноутбуки, рабочие станции, сервера, периферийные устройства (мониторы, принтеры, сканеры и пр.), устройства хранения информации, источники бесперебойного питания, карты расширения всех видов, сетевое коммуникационное оборудование (хабы, коммутаторы и т. д.), кабельная система, оборудование серверной комнаты, климат-контроль для нее (если есть).
o Приобретение программного обеспечения - все приобретаемое и оплачиваемое отдельно программное обеспечение, включая все виды лицензий, подписка на обновления для ПО.
o Аренда компьютерного, коммуникационного и копировально-множительного оборудования.
o Затраты на комплектующие (дополнительная память, жесткие диски, CDROM и т.д.) и расходные материалы (тонеры-картриджи для принтеров и ксероксов, ленты и диски для резервного копирования и т.п.).
• Затраты на IT-персонал:
o Зарплаты всех сотрудников, занятых в сфере информационных технологий (включая руководство).
o Командировочные затраты, связанные с IT-персоналом.
o Обучение и сертификация персонала.
o Аутсорсинг(оплата IT-услуг, оказываемых внешними подрядчиками).
• Затраты на каналы связи, сервисы сети Интернет и электронного обмена данными:
o Абонентская плата за интернет-подключение и каналы связи между офисами, если таковые имеются.
o Абонентская плата за «Банк-клиент», приложения электронной коммерции и т. д.
o Содержание Web-сервера (если он размещен на площадке провайдера), поддержку доменного имени, внешних серверов электронной почты и проч.
o Оплата удаленного доступа сотрудников, работающих вне корпоративной сети.
Теперь рассмотрим «непрямые затраты». Формально, сюда нужно отнести все затраты, связанные с эксплуатацией ИТ-инфраструктуры, но не имеющие статьи в бюджете фирмы. Согласно современным представлениям о расчете совокупной стоимости владения к таким затратам относятся:
• Самообучение пользователей работе со своим компьютером и набором программного обеспечения, обучение коллег и помощь им.
• Самостоятельное обслуживание пользователем своего компьютера и набора программ - резервное копирование, восстановление после сбоя, отладка программ, установка драйверов новых устройств и т. д.
• Использование служебных компьютеров и информационных систем для «работы на сторону», для развлечения, игр и т. п.
• Коррупционные схемы при покупке оборудования, комплектующих и расходных материалов, заказе услуг.
• Простои в работе информационной системы в целом или отдельных ее частей, связанные с:
o недостаточной мощностью (низкой доступностью) или неустойчивой работой компонентов системы;
o ожиданием реакции со стороны IT-сервиса;
o запланированного или внепланового (аварийного) останова системы или отдельных ее частей.
Обычно предполагают, что каждый пользователь корпоративной сети тратит не менее 80 рабочих часов в год (10 рабочих дней, 2 календарные недели) на самообучение и на обслуживание своего компьютера. Но практика показывает, что эту цифру можно смело увеличивать в полтора-два раза.
Расчет «непрямых» расходов на содержание ИТ-инфраструктуры – достаточно сложная вещь. Для того чтобы в рамках методики TCO учесть все перечисленные выше пункты, нужно провести всеобъемлющий аудит информационной системы предприятия. На что следует обратить внимание в первую очередь?
• Провести аудит ИТ-инфраструктуры (детальный анализ), выявляя при этом узкие места (недостаточная надежность, доступность или низкая производительность тех или иных компонентов системы, отсутствие резервного копирования, антивирусной защиты, корпоративных систем защиты информации и пр.)
• Проанализировать все сбои и простои, случившиеся в сети за выбранный Вами период, акцентируя свое внимание как на причинах, приведших к останову, так и на действиях по его ликвидации. Если останов был плановый (регламентные работы, upgrade и пр.) - следует выяснить, выполнялись ли данные работы в рамках заранее согласованного плана, были ли завершены в срок.
• Если в организации существует централизованная служба компьютерной поддержки (Help Desk или Service Desk) - нужно проанализировать скорость прохождения заявок на сервисные работы и выяснить причины, приводящие к задержкам в их исполнении. Вообще говоря, централизованная служба компьютерной поддержки должна функционировать в рамках международных стандартов (ITIL и/или CobIT). Правильная организация такой сервисной службы - залог эффективной работы.
• Следует наладить стратегические партнерские отношения с несколькими наиболее удобными для Вас поставщиками аппаратных и программных решений, комплектующих и расходных материалов. Такой подход позволит иметь единую схему гарантийного ремонта, прогнозируемые сроки поставки товара и так далее. Работа с небольшим числом предпочтительных поставщиков позволяет свести на нет всякого рода коррупционные схемы, получить официальные бонусы и преференции в качестве постоянных покупателей.
• Необходимо минимизировать «видовое разнообразие» аппаратного обеспечения корпоративной сети. Т. е., нужно выбрать какого-то одного производителя для ноутбуков и рабочих станций, серверов, сетевого оборудования, копировально-множительной техники. Это позволит не только стандартизировать процессы обслуживания такой техники, но и ощутимо экономить на комплектующих и расходных материалах.
• Часть наиболее типичных сервисных работ стоит перевести на ИТ аутсорсинг - отдать на обслуживание сторонним сервисным организациям. Например, в случае наличия на Вашем предприятии нескольких однотипных АТС или ксероксов будет гораздо дешевле передать их на обслуживание сторонней организации, чем держать у себя в штате соответствующего специалиста. Аналогично решается вопрос с обслуживанием некоторых достаточно широко распространенных программ - «1С», «Парус» и так далее.
• Провести аттестацию персонала предприятия на предмет компьютерный грамотности и проверять заявленный уровень таковой при приеме сотрудников на работу. В трудовой договор (контракт) должен быть внесен пункт, касающийся ответственности работника за неправомерное использование служебных рабочих станций и информационных систем.
Как пользоваться методикой TCO
Эффективность методики TCO подтверждается временем – она уже более 20 лет успешно применяется для анализа сложных информационных систем. На сегодняшний день аудит информационных системпо стандартам Gartner Group является одним из наиболее широко применяемых приемов, использующихся для выработки рекомендаций по оптимизации затрат на ИТ.
Даже однократная оценка совокупной стоимости владения ИТ-инфраструктурой может повысить эффективность управления затратами, тем самым увеличивая эффективность использования ИТ на предприятии. Если учет затрат на ИТ-инфраструктуру по методике TCO будет проводиться на регулярной основе – это даст возможность не только оптимизировать затраты на содержание и развитие информационных систем, но и привести план развития ИТ-инфраструктуры в соответствие основным бизнес-целям фирмы.
Методика расчета совокупной стоимости владения достаточно хорошо документирована, разработано и продается специальное программное обеспечение (TCO Analyst, TCO Manager, TCO Snapshot Tool и др.), позволяющее учитывать все описанные выше показатели. Использование такого ПО позволяет проводить расчеты TCO самостоятельно, без привлечения сторонних ИТ-компаний.
Однако было бы странно предположить, что вопросы проверки работы ИТ-инфраструктуры и сервисных служб будут возложены на существующий в компании Отдел информационного обеспечения. Для того, чтобы непредвзято посчитать все затраты в рамках методики вычисления совокупной стоимости владения IT-инфраструктурой рекомендуется пригласить сторонних консультантов.
Профессиональные консультанты, в отличие от «Отдела информационного обеспечения», не являются заинтересованной стороной, им не потребуется скрывать те или иные махинации или просчеты – в данном случае они будут выступать независимым арбитром. Более того, этим консультантам не потребуется разбираться в методике расчетов совокупной стоимости владения и в инструментах для ее расчета – это их специализация.
Для эффективной работы по аудиту ИТ-инфраструктуры предприятия необходимо сформировать рабочую группу, в состав которой войдут сторонние специалисты и ряд менеджеров со стороны предприятия Заказчика. Менеджеры со стороны Заказчика должны быть специалистами в прикладных областях, связанных с бизнес-процессами, происходящими на предприятии и будут выполнять функции бизнес-аналитиков. Рабочая группа должна в обязательном порядке включать одного из топ-менеджеров предприятия, наделенного полномочиями принимать ответственные для бизнеса решения.
Результатом работы такой рабочей группы будет план по реформированию сервисных ИТ-служб, по модификации (устранению узких мест) в ИТ-инфраструктуре предприятия. Итоговыми документами станут планы по развитию информационных систем на ближайшую перспективу, включая рекомендации по ИТ-бюджету, а так же ряд внутренних регламентов, регулирующих описанные выше производственные процессы.
Расчет совокупной стоимости владения (TCO), обработка его результатов и составления рекомендаций по оптимизации затрат на ИТ-инфраструктуру предприятия – один из признанных инструментов повышения эффективности бизнес-процессов и получения конкурентных преимуществ.
Вы можете проводить процедуру TCO своими силами, однако мировая практика показывает, что в этом случае эффективность инструмента будет снижена за счет недостаточной квалификации и внутренних противоречий в рабочей группе, созданной из Ваших специалистов. Вы можете привлечь к проведению TCO группу профессионалов, которая организует работу на значительно более высоком уровне и подготовит рациональные и эффективные решения.
Выбор за Вами.